Digitalizacja produkcji na mikrofilmach albo mikrofilmy i skanowanie papierów może zachować rekordy na czas nieokreślony i bezpiecznie na następne lata, a program do archiwizacji dokumentów to upraszcza. Firmy mogą wybrać, czy chcą zachować kopie ich wiadomości na ich obszarze np. Archiwizacja dokumentów na obszarze płyt lub plików filmowych albo czy wolę mieć je zachowane w magazynach, które zdołają być dostępne w razie konieczności jeśli taka archiwizacja papierów została wytworzona. Archiwizacja danych online korzyści z posiadania egzemplarza konwertowanego do postaci elektronicznej określa, że wielu użytkowników może osiągnąć dostęp do tego równocześnie, archiwizacja elektroniczna może zaoszczędzić miejsce w biura, bez potrzeby fizycznej przestrzeni takiej jak szafki, składy lub sklepienia archiwum. Oprócz systemu identyfikacji może oto oznaczać że kopia zapasowa systemu to jest coś co można bez trudu znaleźć i złożyć bez konieczności spędzania długich godziny pracowitego przeszukiwania ryz papieru, żeby znaleźć zapis dokumentacji .